Einrichtung E-Mail-Umsatzschnittstelle

Über die Nesto-E-Mail-Schnittstelle ist es möglich, unkompliziert Umsatzdaten automatisiert aus dem Kassensystem für die Dienstplanung bereitzustellen. In der Regel bieten Kassensysteme die Möglichkeit, täglich automatisierte E-Mails mit Umsatzexporte zu verschicken. Im Folgenden ist beschrieben, wie die Exporte aufgebaut sein müssen und was beim Versenden zu beachten ist.

Vorab brauchen wir die Information, ab wann die Umsatzschnittstelle genutzt werden soll. Weiter benötigen wir die Info, wie viele Restaurants/ Standorte pro Datei enthalten sind, bzw. ob eine Datei pro Store versendet wird. Falls eine Datei für mehrere Stores verwendet wird, muss in einer Spalte erkenntlich sein, um welche Stores es sich jeweils handelt. Auch eine Emailadresse vom Ansprechpartner des Kassendienstleisters wäre von Vorteil.

Welche Informationen sollte der Export enthalten?

In der Regel bietet das Kassensystem Fiskalexporte für das Finanzamt an (DSFinV-K, GDPdU oder GoBD). Diese sind am besten geeignet und erfüllen alle Anforderungen.

Steht keiner dieser Exporte zur Verfügung, können auch andere Exporte verarbeitet werden. Diese sollten am besten in einem strukturierten Format (z.B. csv-, xlsx- oder json-Format) vorliegen. Bestenfalls sollte jede einzelne Transaktion mit folgenden Informationen übermittelt werden:

• Datum und Uhrzeit

• Netto- und Bruttoumsatz

• ggf. Store

Falls nicht offensichtlich aus der Datei:

• Auskunft darüber, ob Umsätze in Brutto/Netto angegeben sind

• Ggf. Rabatte bereits vom Umsatz abgezogen sind 

• Bedeutung von Steuer-/Storno-/ sonstigen Codes 

Eine beispielhafte tabellarische Darstellung des Exports könnte dann wie folgt aussehen:

Wichtig sind vor allem die stündlichen Umsätze pro einzelnen Tag.

Wie müssen die Dateien heißen?

Über die E-Mail-Umsatzschnittstelle werden täglich die Umsatzdaten geschickt. Der Dateiname muss eine eindeutige Identifikationsnummer des jeweiligen Restaurants, sowie ein Datum enthalten. Ein möglicher Dateiname wäre “umsatz_1001_20230131.xlsx”. Hier wäre “1001” die Restaurant ID und das Datum ist der 31.01.2023. Die Dateinamen dürfen sich beim täglichen Versenden nur hinsichtlich der Restaurant ID und des Datums ändern, damit eine eindeutige Zuordnung gewährleistet ist.

Wie werden die Exporte übermittelt?

Vorab brauchen wir eine Test-Datei die im selben Format ist, wie die tatsächlichen Dateien die dann geschickt werden. Diese kann an den Nesto-Ansprechpartner versendet werden. Sobald wir diese Test-Datei beommen haben, teilen wir die zukünfige Nesto-definierte Emailadresse mit. Des Weiteren benötigen wir die Absende-Emailadresse, die sich auch nicht ändern darf. Nur über diese Adresse dürfen E-Mails an die E-Mail-Schnittstelle versendet werden.