Verfügbarkeiten & Wunschzeiten

In den Mitarbeiterstammdaten können die Verfügbarkeiten der Mitarbeiter:innen eingetragen werden. Nesto unterscheidet dabei zwischen der vertraglichen Verfügbarkeit und der Wunschzeiten, welche im Folgenden erläutert werden.

Vertragliche Verfügbarkeit

Mit vertraglichen Verfügbarkeiten können in Nesto generelle Ein­schränkungen der planbaren Zeiträume der Mitarbeiter:innen hinterlegt werden. Hierfür kann für jeden Wochentag (Montag bis Sonntag) angegeben werden ob die Mitarbeitenden an diesem Wochentag üblicherweise zur Verfügung stehen und in welchem Zeitraum sie eingeteilt werden dürfen. Werden Mitarbeiter:innen außerhalb dieser Zeiträume eingeteilt, wird dies in der Schichtplanung als Fehler angezeigt.

Ein Beispiel für die Verwendung der vertraglichen Verfügbarkeit sind Teilzeitkräfte. Mit den vertraglichen Verfügbarkeiten kann bspw. hinterlegt werden, dass nur Montag, Dienstag und Sonntag von 6 bis 14 Uhr sowie an Samstagen von 6 bis 18 Uhr eingeteilt werden kann.

Üblicherweise werden in den vertraglichen Verfügbarkeiten die Wochentage und Zeiten hinterlegt, die auch im Arbeitsvertrag vereinbart wurden.

Wunschzeiten

Darüber hinaus können in Nesto Wunschzeiten hinterlegt werden. Mit Wunschzeiten können konkrete Wünsche der Mitarbeiter:innen berücksichtigt werden. Hierzu kann für jeden Kalendertag eingetragen werden ob und in welchen Zeiträumen Arbeitseinsätze gewünscht oder nicht gewünscht sind. Im Gegensatz zu den vertraglichen Verfügbarkeiten, handelt es sich hier um Kalender- und nicht um Wochentage und es können mehrere Zeiträume an einem Tag angegeben werden. Z.B. kann angegeben werden, dass am Dienstag, den 02.01.2024 erst nachmittags ab 13 Uhr ein Arbeitseinsatz gewünscht ist.

Die Wunschzeiten werden in der Planung angezeigt und Verstöße werden als Warnung eingeblendet. Da es sich um Wünsche und – im Gegensatz zur vertraglichen Verfügbarkeit – nicht um verpflichtende Zeiten handelt, können diese freiwillig beachtet werden, führen aber zu keinem Fehler.

Kombinierbarkeit

Da die vertragliche Verfügbarkeiten und die Wunschzeiten verschiedene Arten der Verfügbarkeit abbilden, können und sollen diese miteinander kombiniert werden. Bei der Kombination der beiden Verfügbarkeiten gibt es zwei Regeln:

1. Verstöße gegen vertragliche Verfügbarkeiten führen zu einem Fehler und Verstöße gegen Wunschzeiten zu einem Hinweis

2. Wunschzeiten „überschreiben“ vertragliche Verfügbarkeiten

Die nachfolgende Grafik veranschaulicht den Mechanismus anhand eines Beispiels. Ist ein:e Mitarbeiter:in an einem konkreten Kalendertag laut vertraglicher Verfügbarkeit von 8 bis 23 verfügbar, wünscht sich aber einen Arbeitseinsatz in der Zeit von 13 bis 0 Uhr, dann gilt bei der Planung folgendes:

• Wird vor 8 Uhr eingeplant, dann wurde gegen die vertragliche Verfügbarkeit verstoßen und es gibt einen Fehler.

• Wird zwischen 8 und 13 Uhr eingeplant, dann wurde gegen die Wunschzeiten verstoßen und es wird ein Hinweis angezeigt.

• Perfekt ist, wenn zwischen 13 und 0 Uhr eingeplant wird.

Minimale und Maximale Netto Arbeitszeit

Diese Daten können pro Mitarbeiter:in hinterlegt werden. Bei der automatischen Schichtzuteilung wird sich der Planungsassistent strikt an diese Vorgaben halten, und Mitarbeiter:innen nicht in Schichten einteilen, welche sich außerhalb dieses festgelegten Zeitrahmens befinden. Wenn Schichten unbesetzt bleiben, könnte ein Grund dafür sein, dass in dieser Einstellungsseite zu enge Zeiträume festgelegt wurden.