Zentraler Dokumentenupload

Upload von Mitarbeiterdokumenten

Über den zentralen Dokumentenupload können mehrere Dokumente gleichzeitig in Nesto hochgeladen und den entsprechenden Mitarbeitern zugeordnet werden. Diese sind – falls gewünscht – anschließend auch in der Mitarbeiter-App verfügbar. 

Es gibt zwei Vorgehensweisen: 

1. Die Dateien liegen bereits als einzelne Dateien vor 
   oder 

2. Es liegt eine Sammeldatei vor, die zunächst aufgeteilt werden muss. 

In beiden Fällen ist es erforderlich, dass Sie zunächst unter Globale Einstellungen / Dokumentverwaltung die benötigten Dokumentenkategorien anlegen (z. B. Lohnabrechnungen, Verträge etc.). Die Bezeichnungen der Kategorien sind frei wählbar. 

Beim Anlegen der Kategorie legen Sie fest, ob die Dokumente für die Mitarbeiter einsehbar sein sollen. 

Für das Anlegen der Dokumentenkategorie benötigen Sie die Administratoren-Rechte.

Weitere Vorgehensweise in Fall 1 – Einzelne Dateien liegen bereits vor  

Bitte senden Sie dem Nesto-Support den genauen Aufbau des Dateinamens. Diese Information wird benötigt, damit wir den Dokumenten-Upload für Sie einrichten können. 

Eine Beispieldatei ist in der Regel nicht erforderlich.

Bitte senden Sie insbesondere keine Beispieldateien mit echten, datenschutzrelevanten Informationen. 

Wichtige Informationen zum Dateinamen: 

• Die Personalnummer muss enthalten sein. 

• Ist die Personalnummer in Ihrem Unternehmen nicht eindeutig, muss zusätzlich die Mandantennummer enthalten sein. 

• Empfehlenswert ist außerdem die Angabe der Dokumentenkategorie. 

Beispiel für die Dateistruktur: 

Struktur: Dokumentenkategorie_Personalnummer_Name_Mandantennummer 
Beispiel Name: Lohnabrechnungen_14012_KlausMeier_12 

Alle zukünftigen Dateien, die in diese Kategorie hochgeladen werden sollen, müssen diesem Namensschema entsprechen. 

Sobald Sie uns den Namensaufbau übermittelt haben, informieren wir Sie, wenn der zentrale Dokumenten-Upload eingerichtet ist. 

Anschließend können Sie die Dateien unter 
Lohnabrechnung / Zentraler Dokumentenupload / Upload von Mitarbeiterdokumenten 
hochladen.  

Die Dateien werden nach erfolgreichem Upload dann in den Mitarbeiter-Stammdaten im Tab “Dokumente” in der jeweils konfigurierten Dokumentenkategorie angezeigt. 

Weitere Vorgehensweise in Fall 2 – Sammeldatei muss zunächst aufgeteilt werden  

In diesem Fall ist der Aufbau des Dateinamens nicht relevant. Entscheidend ist jedoch das Format des Inhalts (z. B. DATEV), in dem die einzelnen Dokumente innerhalb der Sammeldatei vorliegen. 

Bitte senden Sie uns nach dem Anlegen der Dokumentenkategorien eine Beispiel-Sammeldatei zu.

Achten Sie auch hier darauf, keine datenschutzrelevanten Informationen zu übermitteln. Verwenden Sie Testdaten oder schwärzen Sie echte personenbezogene Daten. 

Wir richten das Aufteilen der Sammeldatei für Sie ein und informieren Sie anschließend. 

Danach gehen Sie wie folgt vor: 

1. Öffnen Sie 
   Lohnabrechnung / Zentraler Dokumentenupload / PDF aufteilen 
   und wählen Sie die entsprechende Dokumentenkategorie aus und laden Sie die Sammeldatei hoch. 
   

   

2. Es wird eine ZIP-Datei generiert und zum Download bereitgestellt. 
   Entpacken Sie diese Datei. Sie erhalten einzelne PDFs (jeweils ein Dokument pro Mitarbeiter), die Sie an dieser Stelle überprüfen können.  

3. Laden Sie diese PDFs anschließend unter 
   Lohnabrechnung / Zentraler Dokumentenupload / Upload von Mitarbeiterdokumenten 
   hoch. 

Die Dateien werden nach erfolgreichem Upload dann in den Mitarbeiter-Stammdaten im Tab “Dokumente” in der jeweils konfigurierten Dokumentenkategorie angezeigt.