FAQ
Wie ist der Ablauf beim Dienstplan Schreiben?
Prüfe die Mitarbeiter-Stammdaten: Sind die Kompetenzen und Verfügbarkeiten gepflegt? Ist die MEO und die Mindestbesetzung korrekt? Sind die Abwesenheiten schon geplant?
Mitarbeiter → Stammdaten → Verfügbarkeiten / Kompetenzen
Einstellungen → lokale Einstellungen → Planung → MEO / Mindestbesetzung
Lege ggf. ein Schichtgerüst an: Falls es Schichten gibt, die immer und regelmäßig stattfinden sollen, kannst du diese als Serienschichten anlegen und ggf. mit Mitarbeiter:innen befüllen. Falls du Mitarbeiter:innen schon an einem bestimmten Tag einplanen willst, kannst du Einzelschichten anlegen.
Generiere die Schichtvorschläge: Falls du ein Schichtgerüst gebaut hast, solltest du jetzt die Schichtvorschläge neu generieren um Überbesetzung zu vermeiden. Nesto plant jetzt inklusive deinen manuell angelegten Schichten und schlägt dir Schichten vor.
Einstellungen → Lokale Einstellungen → Automatischer Dienstplan → “Schichtvorschläge generieren”
Nutze den Automatischen Planungsassistenten um die Schichtvorschläge mit Mitarbeiter:innen zu füllen: Mit ein paar Klicks kannst du jetzt die Schichtvorschläge mit Mitarbeiter:innen füllen lassen.
Monatsplaner → Automatischer Planungsassistent → Stationen wählen → Zeitraum wählen → jetzt automatisch planen
Die Schichtvorschläge sehen nicht gut aus. Woran liegt es?
Am besten schaut man sich einen die betroffenen Tage im Tagesplaner an und stellt sich die folgenden Fragen:
Stimmt der Umsatzforecast mit meiner Erwartung überein? Wenn nicht:
→ Manuelle Anpassung des Tagesumsatzes oder des Umsatzes in den entsprechenden Stunden, wenn es einen Grund für einen außergewöhnlichen hohen oder niedrigen Umsatz gibt
→ Bei systematischen oder wiederkehrenden Problemen (z.B. Forecast ist an Wochenende immer zu niedrig), Mail mit Screenshots und Beschreibung des Problems an data.science@nesto-software.de senden
Passt der Personalbedarf, d.h. die Kästchen, die im Tagesplaner angezeigt werden? Wenn nicht:
MEO anpassen, z.B. Umsatzkorridore in der dynamischen MEO verändern oder Einträge in die statische MEO hinzufügen
Schichtvorschläge anhand der Leitfragen aus dem Onboarding-Leitfaden überprüfen.
→ Strikte Bedingungen können in den lokalen Stationseinstellungen angepasst werden.
→ Änderungen am Feintuning kann das Data-Science-Team vornehmen. Hierfür bitte eine Mail mit einem Screenshot der automatischen Schichtvorschläge im Tagesplaner und einem Screenshot mit den gewünschten Schichtvorschlägen (vorher manuell entsprechend anpassen) an data.science@nesto-software.de senden. Dann können wir prüfen, welche Einstellungsänderungen vorgenommen werden müssen.
Die Schichtvorschläge haben sich nicht an eine geänderte Prognose oder MEO angepasst.
Der Schichtvorschlagsalgorithmus ist sehr rechenintensiv und läuft daher über Nacht. Dabei werden nur unbesetzte Schichthüllen überschrieben, die nicht manuell angepasst wurden. Sollen die Schichtvorschläge automatisch angepasst werden, müssen also die Mitarbeitenden aus den entsprechenden Schichten entfernt werden und am besten auch die unbesetzten Schichten direkt gelöscht werden. Beides ist über das Papierkorb-Icon im Monatsplaner möglich.
Möchte man nicht eine ganze Nacht warten, können die Schichtvorschläge auch über den Button “Schichtvorschläge neu generieren” in den lokalen Einstellungen/Automatischer Dienstplan neu berechnet werden.
Warum wird ein:e bestimmter Mitarbeiter:in nicht zugeteilt?
Hier könnte die folgende Checkliste eine Hilfestellung sein denn häufig ist der Grund, dass die planungsrelevanten Stammdaten nicht vollständig gepflegt wurden:
Hat der/die Mitarbeiter:in einen gültigen Vertrag?
Ist der Vertrag für den Planungszeitraum gültig? (Wenn nicht, wird der/die Mitarbeiter:in für Schichten in diesem Planungszeitraum nicht berücksichtigt)
Sind die Verfügbarkeiten richtig eingepflegt?
Häufig sind die Verfügbarkeiten sind zu knapp eingestellt. Alle Schichtvorschläge, die außerhalb der Verfügbarkeiten liegen, werden für den entsprechenden Mitarbeitenden nicht berücksichtigt.
Sind die Stationskompetenzen richtig eingepflegt?
Wurde eine minimale oder eine maximale Schichtlänge eingetragen?
Hat der Mitarbeiter:in die richtige Kompetenz? → Wenn die Kompetenzlevel sehr streng vergeben wurden, kann es sein, dass kein:e Mitarbeiter:in als qualifiziert genug angesehen werden, um in diese Schichten eingeteilt zu werden. Hier kann es helfen, die Kompetenzlevel etwas höher zu setzen
Warum gibt es nach dem Automatischen Planen rote Schichten im Monatsplaner?
Wurde die Abwesenheit bereits vor dem Starten der automatischen Zuteilung angelegt und genehmigt?
Der Algorithmus berücksichtigt nur Abwesenheiten, die vor dem Start der Zuteilung bereits genehmigt wurden. War dies nicht der Fall, kann im Monatsplaner die automatische Zuteilung entfernt und danach neu gestartet werden. In diesem neuen Durchlauf werden dann die nachgetragenen Informationen berücksichtigt.
Gab es beim Starten der automatischen Zuteilung bereits zugeteilte Schichten?
Der automatische Dienstplan verändert keine Schichten, die bereits zugeteilten Mitarbeitenden zugeteilt wurden. Das heißt, auch wenn ein bestehender Dienstplan durch nachträglich geänderte Verfügbarkeiten oder Abwesenheiten ungültig wird, wird der Algorithmus ihn nicht automatisch verändern, sondern die Schichten müssen vorher zurückgesetzt werden. Die kann direkt im automatischen Planungsassistenten erledigt werden.
Wurde tatsächlich eine ungültige Zuteilung (d.h. rote Anzeige im Monatsplaner) durch den Algorithmus erstellt (d.h. vor dem Starten war die rote Schicht noch nicht da, direkt nach Ende der Berechnung erscheint sie), bitte eine Mail mit Screenshot aus dem Monatsplaner, Screenshot aus dem Tagesplaner und dem Zeitpunkt, zu dem die automatische Planung gestartet wurde an data.science@nesto-software.de senden.
Es bleiben viele Schichten unbesetzt. Woran liegt es?
Zu wenige Mitarbeiter:innen haben die Kompetenz für die entsprechende Station
Es werden nur Mitarbeitende für Schichten in den Stationen berücksichtigt, für welche sie die Kompetenz haben.
Wenn die Kompetenz Auf- und Zuschließen aktiviert wurde, müssen genügend Mitarbeitende vorhanden sein, die diese Kompetenz haben. Sollten nicht genug Mitarbeitende verfügbar sein, werden keine Mitarbeitende in die ersten bzw. letzten Schicht eingeteilt
Können Mitarbeiter:innen an einem Tag auf zwei verschiedene Stationen eingeplant werden?
Ja, das ist möglich. Voraussetzung: die benötigten Kompetenzen und Verfügbarkeiten sind vorhanden sowie die arbeitsrechtlichen Bedingungen (Höchstarbeitszeit, Ruhezeit etc.) werden eingehalten.
Kann ich auch eine Mindest oder Höchstlänge an Schichten einplanen?
Ja! Um nachzulesen, wie du Schichtlängen einstellen kannst, klicke hier. Wenn Nesto zu kurze oder zu lange Schichten plant, könnte es sein, dass die Schicht-Einstellungen angepasst werden müssen. Falls du keinen Zugang zu diesen Einstellungsmöglichkeiten hast, wende dich an deine:n Vorgesetzte:n oder an Frage@nesto-software.de.
Wie kann ich Schichten planen lassen, in denen kein Umsatz generiert wird?
Zum Beispiel für die Vorbereitungszeit in der Küche oder die Reinigungskraft in der Nacht kannst du extra Einstellungen vornehmen. Diese fallen unter den Bereich der Mindestbesetzung.
Was ist ein Tenant? Woher weiß ich, was mein Tenant ist?
Der Tenant identifiziert dein Unternehmen.