Vertragsdaten
Die Vertragsdaten sind die “digitale Kopie” des schriftlichen Arbeitsvertrages. Übertrage alle schriftlich festgelegten Vertragsbestandteile vollständig in Nesto. Im oberen rechten Teil der Seite können Verträge angelegt, angezeigt, gelöscht und geändert werden.
In manchen Fällen können die Vertragsdaten nur über das Lohnbüro geändert werden.
Vertragsvorlagen
Eine Vertragsvorlage ist ein vordefiniertes Dokument, das die Grundstruktur und die standardisierten Klauseln eines Vertrags enthält. Sie dient als Ausgangspunkt für die Erstellung individueller Verträge, indem spezifische Informationen hinzugefügt oder angepasst werden. Vertragsvorlagen werden häufig verwendet, um Zeit zu sparen, Klarheit zu gewährleisten und sicherzustellen, dass rechtliche Aspekte korrekt berücksichtigt werden. Unter dem Menüpunkt „Globale Einstellungen -> Vertragsvorlagen“ können Vorlagen erstellt werden.
Hierbei kann man bei den einzelnen Vertragsbestandteilen festlegen, ob diese entweder in den Mitarbeiter-Stammdaten flexibel angepasst oder als feste Vorgabe für alle Mitarbeitenden festgelegt werden. Änderungen an der Vertragsvorlage wirken sich entweder individuell oder global auf alle Nutzer:innen aus. Wir empfehlen für Minderjährige eine Vertragsvorlage, die die Ruhezeiten und Höchstarbeitszeit für Minderjährige berücksichtigt.
Tätigkeit
Im Arbeitsvertrag bezeichnet "Tätigkeit" die konkret festgelegten Aufgaben und Verantwortlichkeiten, die Mitarbeitende im Rahmen ihrer Anstellung ausführt. Bespiel: Koch oder Köchin
Vertragsverhältnis
Im Arbeitsvertrag bezeichnet "Vertragsverhältnis" die rechtliche Beziehung zwischen Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in, die die gegenseitigen Rechte und Pflichten während der Anstellung regelt, dies kann befristet oder unbefristet sein.
Auswirkungen bei der automatischen Planung:
Bei der automatisierten Zuteilung der Schichten werden zuerst die Vollzeitkräfte berücksichtigt, ebenso wie die Teilzeitkräfte. Die geringfügig Beschäftigten Mitarbeiter*innen und studentischen Aushilfen werden am Schluss herangezogen, da die Voll- und Teilzeitkräfte bevorzugt auf ihre Stunden kommen sollen.
Vertragsart
Die "Vertragsart" im Arbeitsverhältnis bezieht sich auf die spezifische Art des abgeschlossenen Arbeitsvertrags, der die Bedingungen und Modalitäten der Beschäftigung regelt. Beispiel: Auszubildende:r
Regelarbeitszeit
Die "Regelarbeitszeit" bezieht sich auf die vereinbarte standardmäßige Arbeitszeit, die Mitarbeitende pro Woche oder pro Monat gemäß ihrem Arbeitsvertrag leisten sollen.
Bei der Wöchentlichen Regelarbeitszeit variiert die Sollarbeitszeit von Monat zu Monat.
Dies bildet die Grundlage für die Berechnung von Mehrarbeitszuschlägen und Über- bzw. Unterstunden, die auf ein Arbeitszeitkonto einfließen können.
Auswirkungen bei der automatischen Planung:
Die Regelarbeitszeit gilt zudem als Planungsgrundlage für die automatische Schichtzuteilung.
Tägliche und Wöchentliche Höchstarbeitszeit
Die "tägliche und wöchentliche Höchstarbeitszeit" ist die maximale Anzahl an Stunden, die Mitarbeitende an einem Tag, oder in einer Woche gemäß den arbeitsrechtlichen Bestimmungen oder dem Arbeitsvertrag arbeiten dürfen. Sie wird zur Validierung der geplanten Schichten verwendet.
Die wöchentliche Höchstarbeitszeit kann beispielsweise bei studentischen Aushilfen verwendet werden, welche nicht mehr als 20 Wochenstunden arbeiten dürfen.
Auswirkungen bei der automatischen Planung:
Bei der automatischen Schichtzuteilung werden Mitarbeiter:innen so eingeplant, dass sie nicht über die wöchentliche Höchstarbeitszeit hinaus eingeteilt werden. Das manuelle Einteilen bei Überschreitung der Höchstarbeitszeit ist zwar möglich, aber der Mitarbeiter wird im Dienstplan rot angezeigt.
Wochenarbeitstage
"Wochenarbeitstage" sind die festgelegten Arbeitstage in einer Kalenderwoche, an denen Mitarbeitende gemäß ihrem Arbeitsvertrag oder den betrieblichen Vereinbarungen tätig sind. Bei flexiblen Arbeitstagen findet keine automatische Vergütung an Feiertagen statt. Bei festen Arbeitstagen wird bei einem Feiertag die zu leistende Arbeitszeit um diesen Tag reduziert.
Einfluss auf die Urlaubsplanung: Die Anzahl der Wochenarbeitstage steht in Zusammenhang mit der Anzahl vergüteter Arbeitstage beim Anlegen einer neuen Abwesenheit. Wenn beispielsweise 4 flexible Arbeitstage angegeben sind, werden bei einem Urlaub von einer Woche 4 Tage bezahlt sein und 3 unbezahlt. Dies kann auch manuell durch selektieren der bezahlten und unbezahlten Tage verändert werden.
Pauschale Mehrarbeitsabgeltung
"Pauschale Mehrarbeitsabgeltung" bezieht sich auf die Höhe der geleistete Mehrstunden, die pauschal abgegolten sind. Sind beispielsweise pauschal 10 Mehrarbeitsstunden abgegolten, werden erst ab der elften Stunde Mehrarbeitsstundenzuschläge berechnet, oder wandern auf das Arbeitszeitkonto der Mitarbeitenden.
Ruhezeit
Die "Ruhezeit" bezeichnet die Zeitspanne zwischen zwei aufeinanderfolgenden Arbeitstagen, während der die Mitarbeitenden von der Arbeit befreit sind, um sich zu erholen und ausreichend zu regenerieren, sie sind gesetzlich geregelt.
Vorsicht: Minderjährige haben längere Ruhezeiten als Erwachsene.
Urlaubstage pro Jahr
"Urlaubstage pro Jahr" sind die festgelegten Arbeitstage, an denen Mitarbeitende pro Jahr von der Arbeit freigestellt sind, um sich zu erholen und Freizeit zu nehmen, gemäß den arbeitsvertraglichen oder gesetzlichen Bestimmungen.
Vorsicht: Minderjährige und Menschen mit Behinderung können mehr Urlaubsanspruch haben.
Wenn Mitarbeiter:in in der ersten Hälfte des Jahres eingestellt wird, und die Vertragslaufzeit bis mindestens zum Ende des Jahres andauert, hat er oder sie Anspruch auf den vollen Jahresurlaub. Das Urlaubskontingent kann für das laufende Jahr bearbeitet werden indem man in den Vertragsdaten in den Bearbeitungsmodus wechselt und “Urlaubskontingente verwalten” auswählt.
Arbeitszeitkonto
Über das "Arbeitszeitkonto" können die erfassten Überstunden oder Minusstunden der Mitarbeitenden dokumentiert werden, die später ausgeglichen oder vergütet werden können.
Vergütung
"Vergütung" bezeichnet die finanzielle Entlohnung, die Mitarbeitende für die Arbeitsleistung, pro Stunde oder pro Monat erhalten.
Arbeitsverhältnis Beginn
Der Zeitpunkt, zu dem der Mitarbeiter offiziell in einem Arbeitsverhältnis aufgenommen wird und die berufliche Tätigkeit startet.
Auswirkungen auf die automatische Planung:
Erst ab diesem Datum kann ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin automatisiert im Dienstplan zugeteilt werden.
Arbeitsverhältnis Ende
Der Zeitpunkt, an dem das Arbeitsverhältnis beendet wird, sei es durch Kündigung, Vertragsablauf oder andere Gründe.
Auswirkungen auf die automatische Planung:
Nur bis zu diesem Datum können Mitarbeiter:innen automatisiert im Dienstplan zugeteilt werden. Zu einem späteren Zeitpunkt ist dies nicht mehr möglich, auch wenn das Arbeitsvertrags-Ende weiter in der Zukunft liegt.
Vertragsunterzeichnung
Der Tag, an dem Arbeitgeber und Mitarbeitende den Arbeitsvertrag formell akzeptieren und durch ihre Unterschrift bestätigen.
Teilschicht
"Teilschicht" bezieht sich auf die Schichtzuteilung in einem Mehrschichtbetrieb mit geteilten Schichten, typischerweise aufgeteilt in Früh- und Spätschichten. Ist diese Funktion aktiviert, wird gegebenenfalls in eine “geteilte” Schicht über Tag verteilt eingeplant. Beispiel: 12:00-15:00 Uhr und 18:00-23:00 Uhr. Ist “Teilschicht” freigeschaltet kann bei den Zuschlägen ein Teilschichtzuschlag eingetragen werden.
Sachbezug Verpflegung pro Arbeitstag
"Sachbezug Verpflegung" bezeichnet geldwerte Vorteile, die in Form von Mahlzeiten bei der Berechnung des steuerpflichtigen Einkommens berücksichtigt werden. Die Sachbezugswerte für Verpflegung gelten für Mahlzeiten, die arbeitstäglich unentgeltlich oder verbilligt an Mitarbeiter abgegeben werden. Der Sachbezug muss konfiguriert werden, um ihn nutzen zu können (Lohnkonfiguration Onboarding). Er wird pauschal pro Arbeitstag berechnet. Ist “"Sachbezug Verpflegung” freigeschaltet kann bei den Zuschlägen ein "Sachbezug Verpflegung" eingetragen werden.
Umziehzeit pro Arbeitstag
Die Regelungen zur "Umziehzeit pro Arbeitstag" können je nach Land und arbeitsrechtlichen Bestimmungen variieren. Wird sie festgelegt und aktiviert, wird täglich zur gestempelten Arbeitszeit die Umziehzeit automatisch addiert und gutgeschrieben.
Abwesenheitsvergütung
“Abwesenheitsvergütung” ist die Vergütung, die pro bezahltem Abwesenheitstag (zum Beispiel: Urlaub und Krankheit) vergütet wird. Bei festen Wochen- und Monatsstunden können die Stunden auf den Tag pauschal heruntergerechnet und eingetragen werden. Beispiel: 40 Wochenstunden (ohne Pausenzeit) bei 5 Tage/Woche sind 8 Stunden pro Tag pauschale Abwesenheitsvergütung.
Bei Mitarbeitenden mit variablen Arbeitstagen und/oder Arbeitszeiten kann das Referenzperiodenprinzip angewandt werden. Hier werden aus den vergangenen 3 oder 12 Monaten Durchschnittswerte der gearbeiteten Stunden gebildet, und diese bei der Abwesenheitsvergütung verrechnet.
Bei Krankheit laut veröffentlichtem Dienstplan, sonst pauschal.
Bei Krankheit werden die Stunden vergütet, die Mitarbeitende laut veröffentlichtem Dienstplan tatsächlich gearbeitet hätten. Ist kein Dienstplan veröffentlicht zum Zeitpunkt der Krankmeldung und bei Urlaub und anderen bezahlten Abwesenheiten greift die pauschale Abwesenheitsvergütung.
Bei Krankheit laut veröffentlichtem Dienstplan, sonst Referenzperiodenprinzip (3 oder 12 Monate)
Bei Krankheit werden die Stunden vergütet, die Mitarbeitende laut veröffentlichtem Dienstplan tatsächlich gearbeitet hätten. Ist kein Dienstplan veröffentlicht zum Zeitpunkt der Krankmeldung und bei Urlaub und anderen bezahlten Abwesenheiten greift das Referenzperiodenprinzip.
Achtung: Im Veröffentlichten Dienstplan für einen Tag war der Mitarbeitende nicht eingeplant und wird daher für diesen Tag nicht vergütet.
Was ist das Referenzperiodenprinzip?
Es ist die Berechnung der zu vergütenden Stunden für einen Abwesenheitstag. Hierzu werden die durchschnittlichen Arbeitsstunden anhand der letzten 12 bzw. 3 Monate verwendet.
mehr Details zur Berechnung findest du hier
In welchen Situationen kann das Referenzperiodenprinzip nützlich sein?
Besonders bei Teilzeitkräften und Aushilfen schwankt die wöchentliche Arbeitsstundenzahl. Dies stellt eine echte Herausforderung bei der Berechnung des Urlaubsanspruchs dar. Hierfür gibt es zwei Lösungsansätze: Entweder man variiert die Anzahl der Urlaubstage und vergütet eine feste Anzahl an Stunden pro Tag oder man macht es nach dem Referenzperiodenprinzip und variiert die Anzahl der vergüteten Stunden pro Urlaubstag und fixiert die Anzahl der Urlaubstage. Das Referenzperiodenprinzip kann auch bei Krankheit oder anderen Formen der Abwesenheit angewendet werden.
Wie berechnet sich das Referenzperiodenprinzip genau?
Auf Basis der durchschnittlichen täglichen Arbeitszeit, die ein:e Mitarbeiter:in in den letzten Monaten absolviert hat. Hierfür kann wahlweise ein Zeitraum von 3 oder 12 Monaten als Referenz dienen.
Die Berechnung der durchschnittlichen täglichen Arbeitszeit erfolgt stets zu Beginn eines Monats. Das bedeutet, nach der Berechnung bleibt die Vergütung im gesamten Monat für alle Abwesenheiten gleich. Beispiel: Wenn ein:e Mitarbeiter:in am 10. Juli 2023 nicht arbeitet, wird der Zeitraum vom 1. Juli 2022 (=Vorjahr) bis zum 30. Juni 2023 (=aktuelles Jahr) berücksichtigt.
Probezeit
Die “Probezeit” ist eine befristete Phase am Anfang eines Arbeitsverhältnisses, in der beide Parteien ihre Eignung für die Zusammenarbeit prüfen können. Während dieser Zeit gelten oft verkürzte Kündigungsfristen. Unter dem Menüpunkt “Lokale Einstellungen -> Benachrichtigungen” können Benachrichtigungen aktiviert werden.
Kündigungsfrist
Die “Kündigungsfrist” ist der Zeitraum, den beide Parteien einhalten müssen, bevor sie das Arbeitsverhältnis beenden können. Die genaue Dauer variiert je nach Arbeitsvertrag, sie kann ebenfalls gesetzlich geregelt sein.
Mitarbeitende ausleihen
Mitarbeitende können in andere Organisationseinheiten ausgeliehen werden, in dem Fall sehen auch die anderen Organisationseinheiten die Verfügbarkeiten & Kompetenzen. Es muss zusätzlich entschieden werden welche Organisationseinheit die Kosten für den Personalverleih übernimmt. Stammkostenstelle ist die Organisationseinheit die die Mitarbeitenden verleiht.
Zielkostenstelle ist die Organisationseinheit die Mitarbeitende ausleiht.
SFN-Zuschläge und Sondertagszuschläge
SFN-Zuschläge (Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge) sowie Sondertagszuschläge sind zusätzliche Vergütungen, die Arbeitnehmer für Arbeit an besonderen Tagen oder zu bestimmten Zeiten erhalten. SFN-Zuschläge gelten für Arbeit an Sonn- und Feiertagen sowie in der Nacht. Sondertagszuschläge beziehen sich speziell auf Arbeit an Sonntagen. Die Höhe der Zuschläge variiert und ist oft vertraglich oder tariflich geregelt.
Pauschale Zuschläge
Pauschale Zuschläge sind feste, vorab festgelegte Beträge, die zusätzlich zur regulären Vergütung gezahlt werden. Diese können für bestimmte Tätigkeiten, Arbeitsbedingungen oder besondere Umstände gelten. Pauschale Zuschläge werden unabhängig von individuellen Aufwendungen oder tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden gezahlt.
Pauschale Zuschläge können steuerpflichtig sein, da sie grundsätzlich zum steuerpflichtigen Einkommen des Arbeitnehmers hinzugerechnet werden. Die steuerliche Behandlung kann jedoch je nach Art des Zuschlags und den steuerlichen Vorschriften im jeweiligen Land variieren. Es ist ratsam, sich bei steuerlichen Fragen an einen Steuerberater oder das lokale Finanzamt zu wenden, um genaue Informationen zu erhalten, die auf die individuelle Situation zutreffen.
